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施工工程项目管理软件在档案管理中的应用

2022-09-29
档案管理工作在一个工程项目中有着重要的作用,但事实上常常不受重视。并且随着工程的不断推进,施工企业的档案工作变得繁琐。随着计算机科学的飞速发展和建筑企业信息化建设的普及,新形势下建筑企业的档案管理将走向信息化。做好档案的管理和利用工作对于企业有着重要作用。本文就来分享一下施工工程项目管理软件在档案管理中的应用。

一、档案工作的具体职责

1、制定健全的档案的整理、分类、归档、保管、鉴定、销毁和保密制度,明确档案员和各部门资料归档责任人的具体职责,做到各岗位各负其责,确保集团各部门和基层单位具有记录价值的资料、文件和特殊载体档案的整理归档工作能够顺利进行。

2、制定各种载体类型档案材料的归档方法、保管和定期检查措施,做好档案和档案库房的管理工作,严格按照档案保护的技术要求,防虫、防腐蚀、防高温、防光照、防虫蛀、防盗窃。

3、开展经常性的保密教育,提高专兼职档案人员的保密意识,确保公司商业秘密不被竞争对手窃取,保密信息不被泄露。建立明确的保密责任制度,并作好执行工作。

二、利用专业的信息管理系统来管理档案

1、制定电子档案文件利用制度,并监督实施,做好档案利用工作。纸质档案电子化后,应按照档案整理方法进行整理、分组、装订;数字化档案被上传到档案信息系统。

2、电子文件借阅只能通过文件信息系统使用,并且只能查看权限范围内的文件;电子文件的处理和保存应当遵守国家安全保密规定。

3、提高相关操作人员的档案管理意识和信息技术水平,做到能快速、正确地使用管理系统管理好文档。

总之,施工企业的档案管理工作,是一项持续性、技术性的工作。为了快速提高档案管理水平,各企业应当加强重视,尽快引进合适的工程项目档案管理软件系统,解决管理问题。

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