建筑企业合同管理使用的系统
2022-07-18
建筑企业要适应建筑市场的发展，提高自身管理水平，必须要加强业务管理，可以从合同管理出发，保障合同的执行。对于合同签订和执行过程，进行全方位监管，可以提高企业的工作效率，缩短办公的中间环节。那么，如何加强合同管理？建筑企业合同管理系统可以有效改善当前合同管理中存在的问题。
一、合同管理系统建设现状
随着市场经济几十年的发展，每个人都有了一种普遍的契约精神，并意识到了契约和契约管理的重要性。随着信息技术的发展，合同管理的方式和方法也发生了巨大的变化。越来越多的企业意识到，企业合同管理是企业风险防控的重点领域，也是企业对外交易过程中的重点控制内容。企业开始向集团化发展，单位和部门很多，要管理的合同要素也不尽相同。原有的人工管理信息难以集中，时效性差，各部门的相互协作和任务执行效率会大打折扣。
合同管理的滞后和不完善会给企业的发展带来严重后果。因此，建设能够提高企业自身的合同管理水平，辅助企业规范流程、防控风险、落实制度要求、借助信息技术提高效率，实现合同全生命周期管理的合同管理系统越来越受到企业的重视。
虽然我国对合同管理系统的研究时间不长，但已经取得了一些成果。很多管理软件供应商都开发了类似的软件，很多大型企业也在使用。然而，这些大型软件公司开发的合同管理系统虽然功能强大，却无法满足企业的个性化需求。一般的合同管理系统主要侧重于合同管理的全流程系统，其模块相对固化，功能和组织结构不具有可扩展性，显然不适合具体的办公流程或具体的业务模块。这些都不适合一些企业，尤其是中小企业。
二、建筑行业合同管理系统应满足什么要求
2.1功能性和灵活性。合同管理的全生命周期包括签约前、签约中、履行中和履约后四个阶段，涉及签约、履行、修改、解除、评估、合同备案、争议解决等。这些管理上的事情，一般不是一个部门能独立完成的。由于不同组织层级之间的差异，各单位对合同管理的重视程度会有所不同。在这种情况下，系统建设需要从上到下了解各部分的需求，明确差异，建立能够覆盖全生命周期的合同管理体系，满足用户的需求。同时，不同类型的合同有不同的风险和不同的控制点。因此，在建立体系时，需要根据不同类型的需求构建差异化的管理内容，使建立的合同管理体系具有足够的灵活性。
2.2整合。在现代企业中，合同管理系统一般不是企业信息化的第一步。合同管理系统前面或多或少还有其他系统，如预算管理系统、资金支付系统、统一流程平台、供应商管理系统、文件系统、ERP系统、SAP系统等。这些或多或少都与合同管理制度有关。要整合合同管理系统的管理服务，打通原有的独立系统，实现信息资源共享。
2.3批准流程。审批流程是合同管理系统中非常重要的一部分，也是系统中使用最广泛的功能，也是最容易被用户诟病的功能。审批流程设计的合理与否将直接影响合同审批的效率。现代企业，尤其是大型集团企业，组织结构复杂，层级繁多，必然导致审批流程更加复杂。在一个单位内统一审批流程，可能需要多个部门平行会签、领导审核，不同情况下有不同的文件流转路线。不同层级的单位系统需要支持流程流转，逐级、多层次的合同评审。此外，合同文件属于公司的商业秘密，应该在合同系统中设计严格的权限机制，确保只有相关参与者才能查看这份合同。
2.4灵活部署。每个企业的网络建设、硬件配置、电脑使用能力都有差异，部署方式也不要求一致。有些企业更喜欢集中部署，便于集中管理，统一运维。其他人喜欢分散部署，每个单元独立管理自己的系统。因此，合同管理产品需要支持多种部署方式。另外，随着系统使用时间的增加，有些企业会有组织上的变动、重组或者拆分，这些都需要根据需求进行拆分重组，以满足用户的需求。
3.5友好的操作界面。在系统设计之初，就要对不同角色的用户行为进行分析，根据不同的角色显示不同的操作界面。只显示用户需要看到和想看到的部分，从而简化整个界面，提高用户使用系统的效率和体验。比如合同起草人，只需要看到自己起草的合同和合同审批流程，就可以知道自己合同的执行情况。公司领导只能参与合同审批，将合同的整体情况纳入系统。另外，由于文件流转的复杂性，设置界面要直观简洁，方便用户查看跟踪过程。
一、合同管理系统建设现状
随着市场经济几十年的发展，每个人都有了一种普遍的契约精神，并意识到了契约和契约管理的重要性。随着信息技术的发展，合同管理的方式和方法也发生了巨大的变化。越来越多的企业意识到，企业合同管理是企业风险防控的重点领域，也是企业对外交易过程中的重点控制内容。企业开始向集团化发展，单位和部门很多，要管理的合同要素也不尽相同。原有的人工管理信息难以集中，时效性差，各部门的相互协作和任务执行效率会大打折扣。
合同管理的滞后和不完善会给企业的发展带来严重后果。因此，建设能够提高企业自身的合同管理水平，辅助企业规范流程、防控风险、落实制度要求、借助信息技术提高效率，实现合同全生命周期管理的合同管理系统越来越受到企业的重视。
虽然我国对合同管理系统的研究时间不长，但已经取得了一些成果。很多管理软件供应商都开发了类似的软件，很多大型企业也在使用。然而，这些大型软件公司开发的合同管理系统虽然功能强大，却无法满足企业的个性化需求。一般的合同管理系统主要侧重于合同管理的全流程系统，其模块相对固化，功能和组织结构不具有可扩展性，显然不适合具体的办公流程或具体的业务模块。这些都不适合一些企业，尤其是中小企业。
二、建筑行业合同管理系统应满足什么要求
2.1功能性和灵活性。合同管理的全生命周期包括签约前、签约中、履行中和履约后四个阶段，涉及签约、履行、修改、解除、评估、合同备案、争议解决等。这些管理上的事情，一般不是一个部门能独立完成的。由于不同组织层级之间的差异，各单位对合同管理的重视程度会有所不同。在这种情况下，系统建设需要从上到下了解各部分的需求，明确差异，建立能够覆盖全生命周期的合同管理体系，满足用户的需求。同时，不同类型的合同有不同的风险和不同的控制点。因此，在建立体系时，需要根据不同类型的需求构建差异化的管理内容，使建立的合同管理体系具有足够的灵活性。
2.2整合。在现代企业中，合同管理系统一般不是企业信息化的第一步。合同管理系统前面或多或少还有其他系统，如预算管理系统、资金支付系统、统一流程平台、供应商管理系统、文件系统、ERP系统、SAP系统等。这些或多或少都与合同管理制度有关。要整合合同管理系统的管理服务，打通原有的独立系统，实现信息资源共享。
2.3批准流程。审批流程是合同管理系统中非常重要的一部分，也是系统中使用最广泛的功能，也是最容易被用户诟病的功能。审批流程设计的合理与否将直接影响合同审批的效率。现代企业，尤其是大型集团企业，组织结构复杂，层级繁多，必然导致审批流程更加复杂。在一个单位内统一审批流程，可能需要多个部门平行会签、领导审核，不同情况下有不同的文件流转路线。不同层级的单位系统需要支持流程流转，逐级、多层次的合同评审。此外，合同文件属于公司的商业秘密，应该在合同系统中设计严格的权限机制，确保只有相关参与者才能查看这份合同。
2.4灵活部署。每个企业的网络建设、硬件配置、电脑使用能力都有差异，部署方式也不要求一致。有些企业更喜欢集中部署，便于集中管理，统一运维。其他人喜欢分散部署，每个单元独立管理自己的系统。因此，合同管理产品需要支持多种部署方式。另外，随着系统使用时间的增加，有些企业会有组织上的变动、重组或者拆分，这些都需要根据需求进行拆分重组，以满足用户的需求。
3.5友好的操作界面。在系统设计之初，就要对不同角色的用户行为进行分析，根据不同的角色显示不同的操作界面。只显示用户需要看到和想看到的部分，从而简化整个界面，提高用户使用系统的效率和体验。比如合同起草人，只需要看到自己起草的合同和合同审批流程，就可以知道自己合同的执行情况。公司领导只能参与合同审批，将合同的整体情况纳入系统。另外，由于文件流转的复杂性，设置界面要直观简洁，方便用户查看跟踪过程。
施工企业要构建符合需求的合同管理体系，必须要结合项目建设和管理的实际情况。优秀的合同管理信息系统，以现代计算机和先进的管理思想为基础，加强合同精细化管控，简单易用，功能强大。众和软件工程项目管理软件中就内置这样的功能模块，覆盖合同起草、审查、会签、审批、备案、执行、归档的全生命周期，提高企业合同信息化管理水平。
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