外向型施工企业如何做好精细化管理?——百年建设集团信息化案例

发布日期:2021/9/7 9:50:42

信息化建设目标


通过系统提升对联营项目的投标管理、项目收付、项目合同的管理,实现工程进度的实时监控与资金流向的监控,实现无合同不支付的管理方式,清楚每一笔资金的流向,最终实现联营项目资金风险全面管控的目标

信息化建设规划


01
产品选型
2020年 11 月,通过参加了筑龙股份举办的中国建筑业转型与发展高峰论坛,百年建设了解到众和软件。在多次的现场沟通了解后,根据公司组织结构和业务需求并经多方选型比较,百年最终选择了凝结施工企业二十余年经验的众和软件,过程中始终坚定提高投标、收付、合同等管控,以实现联营项目资金风险管控为目标。

02
信息化实施阶段
  • 2020年11月---合同签订、项目启动

  • 2020年11月21日---完成销售/实施/技术部门内部交底,双方成立项目小组和对接人员;

  • 2020年11月21日-12月27日---完成系统(业务)数据初始化;并将部门系统静态数据进行录入;

  • 2020年12月28日-12月30日---完成所有相关人员的操作培训(市场、项目、财务、综合),并与负责人确定系统解决方案;

  • 2021年1月15日-1月16日---解决方案的现场全员宣贯讲解

  • 2021年3月---与所有分公司负责人进行系统流程讲解以及投标、联营业务实际操作讲解

  • 2021年4月---进行所有分公司二次培训工作,系统全部上线

  • 2021年5月---启动实施验收工作,拟进入运维阶段。


项目痛点


01
资金风险难以把控

公司的联营项目请款、付款都是通过线下填写单据,交由直接领导签字,没有形成线上规范的流程和数据整合,收、付款信息不完整无法溯源,具有很大的管理隐患;企业也无法及时了解每一个项目的动态资金情况,不清楚签了多少钱,应收账款是多少,实际收了多少,付了多少款,目前还有多少资金可以用,导致项目资金风险高、流动资金不足等问题。


02
投标管理费时费力

由于百年建设联营项目是通过以分公司(合作者)形式进行管理的,在招标业务上需要频繁地通过线下对接分公司多个部门,工作量极大,跨区域沟通费时费力,信息经常不能及时反馈到位,容易出错导致分公司投标、转款不及时,且没有相应的数据供总部实时查看、审批。


03
缺乏可视化数据报表

百年建设公司历史项目的合同、文档等重要资料依旧采用纸质文件进行储存,并且堆在档案柜里,没有专人管理,容易造成有些合同文件因人员变动等原因丢失;同时,由于没有信息化数据支撑,各个项目无法形成清晰明确的数据报表,财务都是通过手动制作excel表格来统计项目收支情况,耗时耗力;老板也不能随时清晰的了解公司整体经营情况以及单项目收支情况,导致无法及时做出决策。


04
协同办公平台
百年建设分公司多,项目遍布全国,多采用分公司管理模式,主要以钉钉作为公司信息化管理软件,各分子公司、各部门、各项目之间信息不能联通,沟通协同效率低,远程管控难;企业信息化程度较低,缺乏统一的管理流程,很多流程审批过程不易留存,发生问题不能明确权责,造成相关人员互相推诿情况。


众和解决方案


01
联营项目资金管控

通过众和的联营项目管理,以资金管控为核心,向客户输出了以收定支以及无合同不支付的理念,在上线使用中牢抓合同和收付,将支出合同的审核、成本的管控、发票的登记以及资金的流转在线上进行关联,相互参考,相互制约,每一个项目领导审批时均能看到资金来往情况,把控资金去处与来源。


02
投标全过程管理

通过对分公司下发账号,异地线上管控的模式,将原有的线下主要工作皆转移到线上进行录入和审批,使得从投标到项目落地实施整体过程均通过线上流转,公司总部领导审批把关,并可看到相关审批内容数据辅助审批,最终输出可用报表供领导与相关部门查看分析,实现了对招投标的全过程管理。


03
建立可视化数据报表

通过与多个部门的沟通及任务分工,将原有分散的项目文件、合同统一整理并同步到众和系统中,留有线上档案,并形成相应的数据整合和统计分析。众和为企业建立经营数据情况的各类可视化报表,通过多维度报表,可实时查看每个项目的经营情况,老板可随时掌握每一个项目、每一个时间点的收支、盈利状况,并进行对比分析,及时做出决策。

04
提高协同办公效率

将百年建设原有的协同平台上的数据统一迁移到众和软件中,通过线上工作流程进行统一管理,支持在线录入、过程审批、查询分析汇总等功能,打通公司总部、分公司及项目部的的信息流,大大提高办公效率;同时通过对印章管理、证书管理、文件管理等功能模块的使用,促进公司管理的规范化。


信息化建设成效


1. 统一公司的管理流程,以流程驱动业务,每个月多达1000+条的业务流程,覆盖了公司的大部分项目管理业务,大大提升了办公效率和管理效率,使得公司流程简洁化、实用化。

2. 项目合同系统自动输出报表按各个维度进行筛选、统计,摒弃线下手工制作的表格的工作,方便员工进行查询、汇报。

3. 完善项目资金管理,收付款账目笔笔清晰,随时随地可以查看,把控资金去处,避免流动资金不足而错过好的项目的问题,实现联营风险管控。

4. 各分公司、总公司投标人员的,每个月投标量以及情况均可通过系统进行归集查看,并可进行业绩统计。
THE  END
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